Można zauważyć, że z roku na rok zwiększa się poziom technologiczny firm. Dlatego też każde z przedsiębiorstw, aby wyróżnić się na tle konkurencji, stara się wykorzystywać różnego rodzaju narzędzia i rozwiązania do prowadzenia swojego biznesu. Jeśli chodzi o dokumentację firmową, to wiemy, że z czasem jej trochę przybywa, a w późniejszym czasie doprowadza to na przykład do sytuacji, w których może się ona zgubić. Dlatego wiele firm, aby ułatwić swoją codzienną pracę z tym związaną, wykorzystuje system zarządzania dokumentami. Sprawdź, co to jest i do czego służy.
Co to jest i do czego służy system zarządzania dokumentami?
System zarządzania dokumentami, znany również pod nazwą Document Management System to jedno z narzędzi informatycznych, które wykorzystywane jest do przetwarzania dokumentów firmowych, które napływają do przedsiębiorstwa z wewnątrz, jak i z zewnątrz. Podział ról w zakresie systemu zarządzania dokumentami następuje zgodnie z określonymi zasadami i obejmuje czynności związane z digitalizacją dokumentów w obrębie skanowania, przechowywania, rejestracji czy też udostępniania ich w formie elektronicznej każdej z osób, która ma do tego uprawnienia lub osób, które potrzebują uzyskać jakichś informacji. Program ten umożliwia także uporządkowywanie dokumentów i w znaczy sposób usprawnia przekazywanie informacji pomiędzy pracownikami danej firmy.
Jakie są zalety i wady systemu zarządzania dokumentami?
System zarządzania dokumentami, tak jak każde rozwiązanie posiada swoje zalety i wady. A zatem do korzyści, jakie można uzyskać poprzez wykorzystanie systemu zarządzania dokumentami, należeć będą: oszczędność i kontrola czasu, komfort związany z szybkim znalezieniem potrzebnej dokumentacji (z programu można korzystać w dowolnym miejscu i czasie). Co więcej, praca związana z przygotowaniem i skomplementowaniem dokumentów znacznie się ułatwia, a przekazywanie dokumentów jest bardziej bezpieczne. Oprócz tego system zarządzania dokumentami pozwala gromadzić wszystkie dane w jednym miejscu. Jeśli chodzi o wady tego rozwiązania, to należy do nich cena takiego rozwiązania oraz potrzeba zainwestowania w dodatkową ochronę danych czy też konieczność wykonywania regularnych kopii zapasowych.